نصف أو أكثر من المساحات المكتبية للشركات غير مستخدمة في أي لحظة واحدة ، وفقا للبحث. بغض النظر عن مدى الاستخدام القليل الذي يحصل عليه ، لا يزال يتعين عليك دفع ثمن كل هذه المساحة. والخبر السار هو أنه يمكنك العثور على إجابات.

نتوقع أن يرتفع هذا العدد مع استمرار التكنولوجيا في أن تصبح أكثر قابلية للنقل ومع اختيار المزيد والمزيد من الموظفين لترتيبات العمل عن بعد.

يتيح لك المكتب الساخن توفير المال من خلال الاستفادة بشكل أفضل من مساحة مكتبك. سنراجع أساسيات المكتب الساخن ولماذا يمكن أن يكون مناسبًا لشركتك.

كيف يعمل المكتب الساخن؟

يلغي نظام المكاتب الساخنة الحاجة إلى تعيين مكاتب محددة للموظفين. بدلاً من ذلك ، يتمتع الموظفون بحرية اختيار محطات عملهم وقتما يشاؤون ، وأي شخص في الشركة مرحب به لاستخدامها. “المكاتب الساخنة” مشتقة من “الأرفف الساخنة” ، والتي تشير إلى ممارسة البحارة الذين يعملون نوبات متعددة يتقاسمون نفس السرير. غالبًا ما يتشارك الأشخاص الذين يعملون في المكاتب بدلاً من أسرّة بطابقين.

ما مدى سهولة أو صعوبة إجراء حجز غرفة؟ هل لدى الجميع وقت سهل في رؤية الغرف المتوفرة؟ هل النظام متاح وسهل الاستخدام للموظفين ذوي المستويات المختلفة من الخبرة الفنية؟ يجب أن تعطي هذا الخيار لجدولة مكان الاجتماع المزيد من الاعتبار إذا أجبت بـ “نعم” على العديد من هذه الأسئلة.

امتيازات مساحة عمل مشتركة

يمكن لأصحاب العمل والموظفين على حد سواء جني العديد من المكافآت من وضع سياسة مكتبية ساخنة. يمثل إجراء الحجوزات باليد تحديا كبيرا. نظرًا للعدد الهائل من الطلبات ، قد لا تتمكن من تقديم تحديثات في الوقت الفعلي حول حالة الأماكن. هذه القيود يمكن أن تؤدي إلى الحجز المزدوج. ويسمح استخدام قاعدة بيانات مركزية بالتسجيل الفوري لجميع الحجوزات في نظام مركزي لإدارة غرف الاجتماعات. لذلك ، بغض النظر عن الجهاز (الكمبيوتر أو الجهاز اللوحي أو الهاتف الذكي) ، سيتمكن جميع المستخدمين من عرض توفر الأماكن في الوقت الفعلي. إن القضاء على تبادل المعلومات المعرضة للأخطاء البشرية سيضع حدا للتوترات الناجمة عن الغرف ذات الحجز المزدوج.

المرونة

في هذا العصر الذي يمتلك فيه الجميع هاتفًا ذكيًا تقريبًا ، قد يفترض المرء أن الناس سيعتمدون بسهولة نظامًا محوسبًا لحجوزات غرف الاجتماعات. ومع ذلك، تظل الحقيقة هي أن بعض الموظفين قد يشعرون بالتهديد من هذه البدائل. والخبر السار هو أن الحلول التكنولوجية من الدرجة الأولى متوافقة للغاية مع البنية التحتية الحالية ، مما سيجعل تطويرها وتنفيذها أسهل بكثير. على سبيل المثال ، يمكن للمرء أيضًا حجز غرفة الاجتماعات من خلال Outlook ، إذا كانت هذه هي الطريقة التي يرغبون في تقديم دعوات الاجتماع. هذه الدرجة من المرونة تحسن بشكل كبير كل من اعتماد المستخدم واستخدام النظام.

التجول

غالبًا ما يكون للشركات الكبيرة مكاتب هائلة ، والتي قد تمتد عبر العديد من القصص عن هيكل واحد. قد يكون من الصعب تحديد موقع غرفة الاجتماعات الدقيقة التي تحتاجها بسبب الطبيعة المشتتة لمساحات اجتماعات المنشأة. هذه الميزة مهمة بشكل خاص عندما يتعلق الأمر بالموظفين الجدد أو الضيوف في عملك. هل هذا هو الجواب؟ باستخدام خريطة مرئية للأعمال ، اختر نظامًا لإدارة غرف الاجتماعات يحدد الموقع الدقيق لموقع الاجتماع.

يمكن للضيوف عرض غرفتهم المحجوزة على شاشة كبيرة في البهو أو استخدام تطبيق الهاتف المحمول الخاص بهم للوصول إلى الخريطة. التأكد من أن الاجتماعات تبدأ في الوقت المحدد ، في المكان المناسب ، ومع الأشخاص المناسبين أصبح سهلاً مع أداة قوية للبحث عن الطرق.

الاتصال الآلي

أسوأ شيء هو عندما لا يظهر زميل في العمل قمت بدعوته إلى اجتماع. في كثير من الأحيان ، يحدث هذا بسبب عدم كفاية التواصل حول الاجتماع وموقعه. والخبر السار هو أنه عندما يتم إضافة شخص ما كحضور ، سيقوم مدير غرفة الاجتماع بتنبيهه تلقائيًا. توجد عدة طرق لهذا ، بما في ذلك البريد الإلكتروني والإشعارات داخل التطبيق (إذا كانوا يستخدمون تطبيق حجز الغرفة على أجهزتهم المحمولة). الناس أقل ميلاً لتخطي الاجتماعات المهمة إذا كانوا يعرفون أنهم مطالبون بالتواجد هناك.