من أجل التغلب على آثار COVID-19 ، يجب أن يكون لعملك اجتماعات مثمرة لأنها تتكيف مع الوضع الطبيعي الجديد. هذه فرص كبيرة للتفكير في حلول للتغلب على العقبات ودفع شركتك إلى الأمام. يعد وجود نظام لوحي صحيح لحجز قاعات المؤتمرات أمرًا بالغ الأهمية لحدوث ذلك.

نشأت العديد من المشاكل نتيجة للوضع الطبيعي الجديد. استطلعت إدارة أبحاث ستاتيستا الشركات الصغيرة ووجدت أن 27.2٪ منهم شعروا بأن جائحة كوفيد-19 أثرت بشكل كبير على عملياتها بشكل سلبي. انخفضت المبيعات العالمية بنسبة 27٪ بين عامي 2020 و 2021 (و 45٪ أخرى بين أبريل وسبتمبر) ، وفقًا لدراسة أجراها البنك الدولي.

والخبر السار هو أن الناس يتمتعون بالمرونة بطبيعتهم ، ووفقًا لماكينزي ، تم إطلاق أكثر من 1.5 مليون شركة جديدة في الولايات المتحدة في الربع الثالث من عام 2020. تمكنت العديد من الشركات من البقاء على قيد الحياة وحتى الازدهار في مواجهة هذه الأزمة لأنها تبنت تقدمًا مثل الرقمنة.

ويجب علينا الآن أن نكفل أن تعمل أماكن عملنا بأقصى قدر من الكفاءة ونحن نبدأ في العودة إليها. لتحقيق أقصى استفادة من مساحة الاجتماع الخاصة بك ، يعد الجهاز اللوحي الذي يسمح لك بجدولة الغرف مسبقًا أداة لا تقدر بثمن.

لماذا مساحة اجتماع مثالية ضرورية لجهاز الكمبيوتر اللوحي الفعال لعملك للحجوزات

والطريقة التقليدية لتنظيم الاجتماعات قد يكون لها عدد من الجوانب السلبية. هذه القيود لديها القدرة على الحد بشكل كبير من فعالية العمليات الخاصة بك. على سبيل المثال ، يمكن أن تنشأ مشاكل مثل الغرف “السرقة” والفتحات الزمنية المتداخلة أثناء حجز غرفة لفظيًا ولكن باستخدام قلم رصاص وورق. يمكنك عرض كل غرفة متاحة ، إلى جانب حجمها وتوافر الجدول الزمني والمزيد ، مع جهاز لوحي يتيح لك حجز غرف الاجتماعات.

مع هذا ، قد تقوم شركتك بتبسيط العمليات الإدارية التي تستغرق وقتًا طويلاً وترتبط بإجراء الاجتماعات على نطاق واسع. ستنخفض مشاكل الحجز المزدوج في مساحة الاجتماع ، والمعدات غير الكافية ، وغيرها من مضيعات الوقت الإداري لفريقك. كما أن مشاركة حجز الإقامة في الوقت الفعلي عبر العديد من أنظمة التقويم يحسن تنسيق الفريق.

زيادة القدرة على التكيف

المزيد من الفسحة التشغيلية هي في متناول يدك عند استخدام جهاز لوحي لحجز مساحات الاجتماعات. على سبيل المثال ، لنفترض أن حدثًا غير متوقع يجبرك على تأجيل اجتماع كان مقررًا في الأصل في الساعة الثالثة مساءً. يمكنك بسهولة إعادة جدولة اجتماع تم جدولته مسبقًا ورؤية جميع الغرف المتاحة في وقت لاحق باستخدام محجز غرفة الاجتماعات الخاص بك.

بفضل المزيد من القدرة على التكيف ، يمكنك حجز غرفة في أي وقت وفي أي مكان تريده. يمكنك الاهتمام بمخاوف العمل على الطريق مع حلول حجز الفنادق مثل ميتستيد، والتي تتوفر أيضًا على الأجهزة المحمولة!

أولاً وقبل كل شيء ، تحتاج شركتك إلى حل حجز فندق سهل بما فيه الكفاية لأي موظف لاستخدامه. يجب أن تكون ميزات نظام إدارة غرفة الاجتماعات الخاص بك بديهية وسهلة الاستخدام ؛ يجب أن يكون هناك منحنى تعلم قليل أو معدوم مرتبط باستخدامها.

بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن تكون صديقة للجوال ويمكن الوصول إليها من مجموعة متنوعة من المنصات. على سبيل المثال ، يمكن أن يكون الجدولة أكثر صعوبة إذا كان المستخدمون قادرين فقط على الوصول إلى النظام من كمبيوتر سطح المكتب. هذا صحيح بشكل خاص عندما يسافر أعضاء الفريق ويحتاجون إلى حجز غرف للاجتماعات في اللحظة الأخيرة. يتم المساعدة في زيادة الإنتاجية في المكتب والمساهمة في نجاح الشركة من خلال الوصول إلى المعلومات في جميع الأوقات ومن أي مكان.

المواءمة الدقيقة المستندة إلى الوقت

بالإضافة إلى الحصول على معلومات محدثة حول توفر الغرفة ، والفتحات الزمنية ، وتسجيلات الوصول ، وغيرها من التفاصيل ذات الصلة ، يجب أن يحتفظ محاسب غرفة الاجتماعات أيضًا بقاعدة بيانات موحدة. يعد وجود تطبيق يعرض الغرف التي ستتوفر قريبًا مفيدًا جدًا إذا كان النظام يحتوي على واحد. وبهذه الطريقة، يمكن لكل فرد في الفريق تنظيم اجتماعاته بفعالية. أنت بحاجة إلى تطبيق يعرض لك جميع الغرف المتاحة ، وليس فقط الغرف المجانية ، حتى تتمكن من اختيار أفضلها.

القدرة على التكامل عبر المنصات والحجم

لا ينبغي فرض نظام برمجي جديد لا يتوافق مع أي شيء خارج نظامه البيئي على موظفيك. لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة التشغيلية ، يعد التعاون عبر الأنظمة الأساسية ميزة لا بد منها ، ويجب أن تتضمن أي برنامج تستثمر فيه وظائف عبر الأنظمة الأساسية. وسيؤدي ذلك إلى زيادة الإنتاجية التشغيلية وجعل الانتقال إلى النظام الجديد أكثر سلاسة إلى حد كبير. يجب أن تكون أنظمة الحجز متوافقة مع العديد من تطبيقات التقويم، لذا ابحث عن واحد يتكامل مع خدمات مثل G Suite وOffice 365 وEx Exchange.

يجب أن يحتوي هذا النظام أيضًا على واجهة برمجة تطبيقات مفتوحة تسمح بتكامل سهل مع منصات الطرف الثالث الأخرى. توفير الوظائف المستقبلية وقابلية التوسع. على سبيل المثال، يجب على مدير الحجز الخاص بك توفير أدوات الإبلاغ لمساعدتك في جمع البيانات حول استخدام غرفة الاجتماعات الخاصة بعملك. ناهيك عن أن منصات الإبلاغ الأخرى يجب أن تكون قادرة على تبادل هذه البيانات الإعلامية.

تعزيز إدارة الموارد

أخيرًا ، تجعل ميزات مثل نظام حجز الغرف في ميتستيد من السهل رؤية الصورة الكبيرة عندما يتعلق الأمر بموارد غرفة الاجتماعات الخاصة بالمؤسسة. تسهيل الوصول المنظم والفعال لجميع أعضاء الفريق والزوار إلى اجتماعاتهم المقررة.

لذلك ، أعد التفكير في استراتيجيات الاجتماع الخاصة بك ووضع شركتك في وضع يمكنها من الازدهار في الوضع الطبيعي الجديد. ميتستيدهو نظام حجز غرفة اجتماعات ؛ طلب عرض توضيحي الآن!