وتكشف الأرقام الحقيقية أن إنتاجيتنا آخذة في التناقص، وليس الزيادة، بغض النظر عن عدد الساعات التي يعمل بها الناس. يمكن للمهنيين في جميع أنحاء العالم توفير وقت ثمين من خلال تبسيط عملية حجز مساحات الاجتماعات. ونظام لحجز قاعات المؤتمرات هو أحد الأمثلة على نظام إدارة الأصول الذي يمكن أن يحسن الكفاءة التشغيلية وهو مفيد للمؤسسات من أي حجم.

تناقش هذه المقالة القطاعات التي ستستفيد أكثر من هذه التقنيات الجديدة.

إذن لماذا؟ يصبح استئجار المساحات المكتبية على أساس حسب الحاجة و à la carte اقتراحًا جذابًا للغاية حيث أن عددًا أقل من الشركات تستأجر أماكن كاملة. الأمر بهذه البساطة. في ضوء حقيقة أن الشركات تحاول خفض النفقات أينما كانت ممكنة منذ أن ضرب الوباء قبل عامين ، فإن مثل هذا النهج معقول فقط.

ولهذا السبب، وعلى الرغم من التحديات التي تواجهها الشركة، لا يزال الخبراء متفائلين بشأن آفاقها. ومن المتوقع أن يشهد القطاع نمواً سنوياً مركباً بنسبة 11% من 2021 إلى 2025، وفقاً لشركة الأبحاث “أبحاث أند آند ماركتس”، التي تتوقع ارتفاعاً بأكثر من 13 مليار دولار.
الشركات التي تساعد الشركات في عملياتها التجارية من خلال الاستعانة بمصادر خارجية

ونتيجة للأموال التي توفرها، نمت صناعة الاستعانة بمصادر خارجية للعمليات التجارية (BPO) في الولايات المتحدة بسرعة وتبلغ قيمتها الآن 68 مليار دولار. وكقاعدة عامة ، تعمل معظم BPOs مع عملاء من مختلف البلدان المختلفة. ولذلك، قد يكون من الصعب إلى حد ما تنسيق قاعات الاجتماعات، لا سيما عندما تكون نوبات العمل على مدار الساعة في مكاتب المشاركة في المكتب السياسي. لحسن الحظ ، يمكن جعل هذه العملية الشاقة أسهل مع نظام موثوق لإدارة غرف الاجتماعات. وييسر هذا النظام المواءمة العالمية لموارد قاعات الاجتماعات مع المشاركين.

تبادل البيانات المستمر

يذهب العامل الأمريكي العادي إلى أحد عشر مليون اجتماع يوميًا. لا توجد وظيفة أسهل من أن تكون موظف استقبال في شركة عملاقة والاضطرار إلى حجز غرف الاجتماعات يدويًا. نظرًا للعدد الهائل من الطلبات ، قد لا يتمكن موظف الاستقبال من تقديم تحديثات في الوقت الفعلي عن حالة الأماكن. هذه القيود يمكن أن تؤدي إلى الحجز المزدوج. ويسمح استخدام قاعدة بيانات مركزية بالتسجيل الفوري لجميع الحجوزات في نظام مركزي لإدارة غرف الاجتماعات. لذلك ، بغض النظر عن الجهاز (الكمبيوتر أو الجهاز اللوحي أو الهاتف الذكي) ، سيتمكن جميع المستخدمين من عرض توفر الأماكن في الوقت الفعلي. إن القضاء على تبادل المعلومات المعرضة للأخطاء البشرية سيضع حدا للتوترات الناجمة عن الغرف ذات الحجز المزدوج.

المرونة

في هذا العصر الذي يمتلك فيه الجميع هاتفًا ذكيًا تقريبًا ، قد يفترض المرء أن الناس سيعتمدون بسهولة نظامًا محوسبًا لحجوزات غرف الاجتماعات. ومع ذلك، تظل الحقيقة هي أن بعض الموظفين قد يشعرون بالتهديد من هذه البدائل. والخبر السار هو أن الحلول التكنولوجية من الدرجة الأولى متوافقة للغاية مع البنية التحتية الحالية ، مما سيجعل تطويرها وتنفيذها أسهل بكثير. على سبيل المثال ، يمكن للمرء أيضًا حجز غرفة الاجتماعات من خلال Outlook ، إذا كانت هذه هي الطريقة التي يرغبون في تقديم دعوات الاجتماع. هذه الدرجة من المرونة تحسن بشكل كبير كل من اعتماد المستخدم واستخدام النظام.

التجول

غالبًا ما يكون للشركات الكبيرة مكاتب هائلة ، والتي قد تمتد عبر العديد من القصص عن هيكل واحد. قد يكون من الصعب تحديد موقع غرفة الاجتماعات الدقيقة التي تحتاجها بسبب الطبيعة المشتتة لمساحات اجتماعات المنشأة. هذه الميزة مهمة بشكل خاص عندما يتعلق الأمر بالموظفين الجدد أو الضيوف في عملك. هل هذا هو الجواب؟ باستخدام خريطة مرئية للأعمال ، اختر نظامًا لإدارة غرف الاجتماعات يحدد الموقع الدقيق لموقع الاجتماع.

يمكن للضيوف عرض غرفتهم المحجوزة على شاشة كبيرة في البهو أو استخدام تطبيق الهاتف المحمول الخاص بهم للوصول إلى الخريطة. التأكد من أن الاجتماعات تبدأ في الوقت المحدد ، في المكان المناسب ، ومع الأشخاص المناسبين أصبح سهلاً مع أداة قوية للبحث عن الطرق.

الحوار الميكانيكي

أسوأ شيء هو عندما لا يظهر زميل في العمل قمت بدعوته إلى اجتماع. في كثير من الأحيان ، يحدث هذا بسبب عدم كفاية التواصل حول الاجتماع وموقعه. والخبر السار هو أنه عندما يتم إضافة شخص ما كحضور ، سيقوم مدير غرفة الاجتماع بتنبيهه تلقائيًا. توجد عدة طرق لهذا ، بما في ذلك البريد الإلكتروني والإشعارات داخل التطبيق (إذا كانوا يستخدمون تطبيق حجز الغرفة على أجهزتهم المحمولة). الناس أقل ميلاً لتخطي الاجتماعات المهمة إذا كانوا يعرفون أنهم مطالبون بالتواجد هناك.

اتخاذ قرار بشأن العلاج الأمثل

كيف يمكنك الاختيار من بين العديد من أنظمة حجز الغرف المتاحة؟ الميزات هي الملك ، كما هو الحال مع غالبية العناصر.

اختيار واحد الذي يعمل جنبا إلى جنب مع الآخرين هو المثالي. على سبيل المثال ، ميتستيد هو مزيج من الأجهزة والبرامج. يمكن حجز غرف الاجتماعات من خلال التطبيق في أي وقت، من أي مكان. جهاز لوحي خارج المكان ، أو ربما تلفزيون بشاشة مسطحة ، يعرض على الفور موقع ووقت الحجز.

اطلب عرضًا تجريبيًا مجانيًا من ميتستيد هنا إذا كنت مهتمًا بمعرفة المزيد عن ميزاته.