منذ وقت ليس ببعيد ، كانت المساحات المكتبية المشتركة عصرية. ثم ضربت الجائحة، وتراجع هذا القطاع السوقي الذي يتوسع بسرعة. نظرًا لأن أي شخص يمكنه الآن العمل من المنزل ، فإن حجز مكتب أو مكتب في أحد هذه المكاتب المشتركة الأنيقة هو ميزة أكثر من كونه ضرورة. ومع ذلك، يبدو أن القطاع يرتد إلى الحياة بطرق مشجعة.

إذن لماذا؟ الأساس المنطقي واضح: نظرًا لأن عددًا أقل من الشركات تختار استئجار مكاتب بأكملها ، يصبح خيار استئجار المساحات المكتبية على أساس الحاجة أكثر جاذبية. وبعد تكبدها خسائر بسبب الجائحة لمدة عامين، من المفهوم أن تبحث الشركات عن طرق لخفض التكاليف العامة.

هذا هو السبب ، على الرغم من بعض المشاكل ، لا يزال الخبراء يرون مستقبلًا مشرقًا لهذه الصناعة. ومن المتوقع أن تشهد الصناعة نمواً سنوياً مركباً بنسبة 11% من 2021 إلى 2025، وفقاً لشركة الأبحاث “أبحاث أند الأسواق”، التي تتوقع نمواً يزيد عن 13 مليار دولار.

تبسيط عملية حجز غرف الاجتماعات

حتى مساحات العمل المشتركة ذات الحجم المتواضع غالباً ما تضم مجموعة متنوعة من المستقلين والشركات الصغيرة. لا ينبغي لأحد أن يفاجأ إذا كان عليهم جميعًا في النهاية أن يفعلوا الشيء نفسه: احجز مساحة أو حدد موعدًا للاجتماع. مع وجود العديد من الشركات التي تستخدم هذه المساحات ، قد يكون من الصعب تتبع من يحتاج إلى غرفة اجتماعات وإلى متى. والخبر السار هو أن هذه المشكلة يمكن التعامل معها بسهولة من قبل مدير غرفة الاجتماعات. يمكن لأي شخص يستخدم الخدمة ، بما في ذلك مديري المكاتب ، أن يرى بسهولة الغرف المتاحة. يمكن الإعلان عن حالته على جهاز لوحي عند مدخل الغرفة أو على شاشة التلفزيون في الردهة. كل يوم ، لديك ما يكفي على طبقك دون الحاجة إلى القلق بشأن إجراء حجوزات لغرف الاجتماعات.

تبادل البيانات المستمر

يذهب العامل الأمريكي العادي إلى أحد عشر مليون اجتماع يوميًا. لا توجد وظيفة أسهل من كونك موظف استقبال في شركة ضخمة والاضطرار إلى حجز غرف الاجتماعات يدويًا. نظرًا للعدد الهائل من الطلبات ، قد يكون من المستحيل تقديم تحديثات في الوقت الفعلي لحالة الأماكن. وهذا يمكن أن يؤدي إلى الحجز المزدوج. ويسمح استخدام قاعدة بيانات مركزية بالتسجيل الفوري لجميع الحجوزات في نظام مركزي لإدارة غرف الاجتماعات. لذلك ، بغض النظر عن الجهاز (الكمبيوتر أو الجهاز اللوحي أو الهاتف الذكي) ، سيتمكن جميع المستخدمين من عرض توفر الأماكن في الوقت الفعلي. ستختفي النزاعات في الغرف بسبب الحجوزات المزدوجة نتيجة القضاء على الخطأ البشري من خلال مشاركة المعلومات المفتوحة.

القدرة على التكيف

قد تفترض أنه في هذا اليوم وهذا العصر عندما يكون لدى الجميع تقريبًا هاتف ذكي ، لن يواجه الناس مشكلة في تبني نظام محوسب لحجز غرف الاجتماعات. ومع ذلك، تظل الحقيقة هي أن بعض الموظفين قد يشعرون بالتهديد من هذه البدائل. والخبر السار هو أن الحلول التكنولوجية من الدرجة الأولى متوافقة للغاية مع البنية التحتية الحالية ، مما سيجعل تطويرها وتنفيذها أسهل بكثير. على سبيل المثال ، يمكن للمرء أيضًا حجز غرفة الاجتماع من خلال Outlook إذا كانت هذه هي الطريقة التي يرغبون في تقديم دعوات الاجتماع بها. وقد تحسنت هذه الدرجة من المرونة بشكل كبير من اعتماد المستخدم واستخدام النظام.

التجول

الشركات الكبيرة في كثير من الأحيان لديها مكاتب كبيرة للغاية، والتي قد تمتد عبر عدة قصص من هيكل واحد. قد يكون من الصعب تحديد موقع غرفة الاجتماعات الدقيقة التي تحتاجها بسبب الطبيعة المشتتة لمساحات اجتماعات المنشأة. هذا مهم بشكل خاص عندما يتعلق الأمر بالموظفين الجدد أو الضيوف في عملك. هل هذا هو الجواب؟ باستخدام خريطة مرئية للأعمال التجارية ، اختر نظام إدارة غرفة الاجتماعات الذي يحدد الموقع الدقيق لموقع الاجتماع.

يمكن للضيوف عرض غرفتهم المحجوزة على شاشة كبيرة في البهو أو استخدام تطبيق الهاتف المحمول الخاص بهم للوصول إلى الخريطة. التأكد من أن الاجتماعات تبدأ في الوقت المحدد ، في المكان المناسب ، ومع الأشخاص المناسبين أصبح سهلاً مع أداة قوية للبحث عن الطرق.

الحوار الميكانيكي

أسوأ شيء هو عندما لا يظهر زميل في العمل قمت بدعوته إلى اجتماع. في كثير من الأحيان ، يحدث هذا لأنهم لم يكونوا على علم كاف بالاجتماع أو موقعه. والخبر السار هو أنه عندما يتم إضافة شخص ما كحضور ، سيقوم مدير غرفة الاجتماع بتنبيهه تلقائيًا. توجد عدة طرق لهذا الغرض ، بما في ذلك البريد الإلكتروني والإشعارات داخل التطبيق (في حالة استخدام تطبيق حجز الغرفة على أجهزتهم المحمولة). الناس أقل ميلاً لتخطي الاجتماعات المهمة إذا كانوا يعرفون أنهم مطالبون بالتواجد هناك.

لا شك أن مساحات العمل المشتركة ستعزز مكانتها كالمعتاد الجديد مع تحول الشركات إلى قوة عاملة متناثرة. يمكن لمساحات العمل المشتركة الخاصة بك تحديث عملية جدولة الاجتماعات الخاصة بهم بمساعدة ميتستيد وأنظمة حجز الغرف المماثلة.

هل من الغريب أن تعرف كيف يمكن أن تفيد شركتك؟ لجدولة عرض توضيحي مجاني بدون مخاطر ، يرجى الاتصال بفريقنا.