شهدت الشركات تغييرات جوهرية في عملياتها نتيجة لجائحة كوفيد-19، التي أثرت على كل جانب من جوانب المعيشة على نطاق عالمي. للحفاظ على سير العمليات بسلاسة، تكيفت الشركات المبتكرة بسرعة مع السياسات الوطنية الجديدة التي تفرض المسافة الاجتماعية، والحد من التجمعات الشخصية، واقتراح نموذج العمل من أي مكان.

التجمعات التقليدية وجها لوجه بعيدة عن الانقراض ؛ بدلاً من ذلك ، لم تخضع إلا لعملية تحول إلى أشكال أكثر إبداعًا تستفيد من أحدث تقنيات الاجتماعات ، مثل نظام إدارة الغرف. في هذا الوضع الطبيعي الجديد، قد تكون هذه الأنظمة من بين أكبر الاستثمارات التي يمكن أن تقوم بها الشركة.

لذلك دعونا نذهب أبعد من ذلك.

عقد الاجتماعات هو أكثر أهمية من أي وقت مضى.

مكان العمل الأكثر إنتاجية هو نتيجة للاجتماعات المجدولة بانتظام بدلاً من استخدام وسائل اتصال أقل رسمية مثل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية. تُظهر البيانات من الصناعة أنه في حين أن الاجتماعات الافتراضية يمكن أن تنتج ما يصل إلى 10.43 فكرة في كل جلسة ، إلا أن الاجتماعات الشخصية يمكن أن تسفر عن أكثر من 13.

علاوة على ذلك، ووفقًا للخبراء، فإن الإشارات غير اللفظية، مثل وضعية الجسم وتعابير الوجه، تنقل ما يصل إلى 93% من رسالتنا. وبالمثل، أظهرت الجائحة رغبةً عاطفيةً قويةً لدى الأفراد في الشعور بالتواصل مع الآخرين، والتجمعات، سواءً كانت افتراضية أو شخصية، تُوفر ذلك.

أصبح عقد الاجتماعات أكثر أهميةً من أي وقت مضى.

انتبه لهذه المزايا عند اختيار نظام حجز غرف أو إدارة قاعات اجتماعات.

سهولة الاستخدام وإمكانية الوصول

أولًا وقبل كل شيء، تحتاج شركتك إلى حل حجز فنادق بسيط بما يكفي ليستخدمه أي فرد من أفراد طاقم العمل. يجب أن تكون ميزات نظامك لإدارة قاعات الاجتماعات بديهية وسهلة الاستخدام؛ ويجب ألا يكون هناك منحنى تعلم مرتبط باستخدامها.

بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يكون النظام متوافقًا مع الأجهزة المحمولة ويمكن الوصول إليه من منصات مختلفة. على سبيل المثال، قد يؤدي تقييد المستخدمين بجهاز كمبيوتر مكتبي إلى تعقيد جدولة المواعيد. وينطبق هذا بشكل خاص عندما يكون أعضاء الفريق مسافرين ويحتاجون إلى حجز غرف لاجتماعات طارئة. يُسهم الوصول إلى المعلومات في جميع الأوقات ومن أي مكان في تعظيم الإنتاجية في المكتب والمساهمة في نجاح الشركة.

تنسيق دقيق قائم على الوقت

ينبغي على مسؤول حجز غرفة الاجتماعات الاحتفاظ بقاعدة بيانات موحدة، بالإضافة إلى توفير معلومات مُحدثة حول توافر الغرف، والفترات الزمنية، وتسجيل الوصول، وغيرها من التفاصيل ذات الصلة. يُعدّ وجود تطبيق يعرض الغرف التي ستُتاح قريبًا مفيدًا للغاية إذا كان النظام مزودًا به. بهذه الطريقة، يمكن لجميع أعضاء الفريق تنظيم اجتماعاتهم بفعالية. أنت بحاجة إلى تطبيق يعرض جميع الغرف، وليس فقط الغرف المجانية، لتتمكن من اختيار الأفضل.

القدرة على التكامل عبر المنصات والتوسع

لا يجب إجبار موظفيك على استخدام نظام برمجي جديد خاص لا يتوافق مع أي نظام خارج نطاقه. لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة التشغيلية، يُعدّ التعاون عبر المنصات ميزة أساسية، ويجب أن يتضمن أي برنامج تستثمر فيه وظيفة التوافق مع المنصات المختلفة. ستزيد هذه الوظيفة من الإنتاجية التشغيلية وتجعل الانتقال إلى النظام الجديد أكثر سلاسة. يجب أن تكون أنظمة الحجز متوافقة مع العديد من تطبيقات التقويم، لذا ابحث عن نظام يتكامل مع خدمات مثل G Suite وOffice 365 وExchange.

يجب أن يحتوي هذا النظام أيضًا على واجهة برمجة تطبيقات مفتوحة تُسهّل التكامل مع منصات خارجية أخرى. كما يجب أن يوفر وظائف مستقبلية وقابلية للتوسع. على سبيل المثال، يجب أن يوفر مدير الحجز أدوات إعداد تقارير لمساعدتك في جمع بيانات حول استخدام قاعة اجتماعات شركتك. ليس هذا فحسب، بل يجب أن تكون منصات إعداد التقارير الأخرى قادرة على تبادل هذه البيانات القيّمة.

يُعد نهج ميتستيد لإدارة غرف الاجتماعات مثاليًا. راجع تفاصيل حلولنا أدناه!