ليس الأمر في كثير من الأحيان أن كارثة عالمية تغير عادات عمل الناس، ولكن هذا بالتأكيد ما أنجزه كوفيد-19. وبالتالي، تحتاج الشركات إلى النظر بجدية في مجموعة واسعة من القضايا، بما في ذلك كيفية إعداد العمال على أفضل وجه للعمل عن بعد وكيفية ترتيب المساحات المكتبية عند عودة العمال.

يجب أن نعيد تقييم ممارسات اجتماعنا لأننا في عصر يجب فيه على الشركات إعادة التفكير وإعادة تنظيم كل جزء من عملياتها. ويمكن لنظام مركزي لحجز غرف الاجتماعات أن يكون مفيدا جدا في هذا السياق. يمكن الوصول إلى العديد من الخيارات ، كما هو الحال في معظم الأسواق. وبالتالي ، كيف يمكن للمرء اختيار أفضل خيار؟ يجب أن يتضمن الحل المثالي لمشكلتك الخصائص التالية:

عملية بسيطة

يجب ألا يؤدي جدولة مكان المؤتمر إلى إضافة المزيد من الضغط إلى أسبوع العمل المتطلب بالفعل. تأكد من تقييم تصميم أداة حجز غرفة الاجتماعات وتجربة المستخدم بدقة. ضع في اعتبارك أن أولئك الذين هم دائمًا على الذهاب لن يتسامحوا مع الأفكار غير المدروسة.

ما مدى سهولة أو صعوبة إجراء حجز غرفة؟ هل لدى الجميع وقت سهل في رؤية الغرف المتوفرة؟ هل النظام متاح وسهل الاستخدام للموظفين ذوي المستويات المختلفة من الخبرة الفنية؟ يجب أن تعطي هذا الخيار لجدولة مكان الاجتماع المزيد من الاعتبار إذا أجبت بـ “نعم” على العديد من هذه الأسئلة.

مشاركة البيانات في الوقت الحقيقي

يذهب العامل الأمريكي العادي إلى أحد عشر مليون اجتماع يوميًا. لا توجد وظيفة أسهل من أن تكون موظف استقبال في شركة عملاقة والاضطرار إلى حجز غرف الاجتماعات يدويًا. نظرًا للعدد الهائل من الطلبات ، قد لا يتمكن موظف الاستقبال من تقديم تحديثات في الوقت الفعلي عن حالة الأماكن. هذه القيود يمكن أن تؤدي إلى الحجز المزدوج. ويسمح استخدام قاعدة بيانات مركزية بالتسجيل الفوري لجميع الحجوزات في نظام مركزي لإدارة غرف الاجتماعات. لذلك ، بغض النظر عن الجهاز (الكمبيوتر أو الجهاز اللوحي أو الهاتف الذكي) ، سيتمكن جميع المستخدمين من عرض توفر الأماكن في الوقت الفعلي. إن القضاء على تبادل المعلومات المعرضة للأخطاء البشرية سيضع حدا للتوترات الناجمة عن الغرف ذات الحجز المزدوج.

المرونة

في هذا العصر الذي يمتلك فيه الجميع هاتفًا ذكيًا تقريبًا ، قد يفترض المرء أن الناس سيعتمدون بسهولة نظامًا محوسبًا لحجوزات غرف الاجتماعات. ومع ذلك، تظل الحقيقة هي أن بعض الموظفين قد يشعرون بالتهديد من هذه البدائل. والخبر السار هو أن الحلول التكنولوجية من الدرجة الأولى متوافقة للغاية مع البنية التحتية الحالية ، مما سيجعل تطويرها وتنفيذها أسهل بكثير. على سبيل المثال ، يمكن للمرء أيضًا حجز غرفة الاجتماعات من خلال Outlook ، إذا كانت هذه هي الطريقة التي ترغب في تقديم دعوات الاجتماعات. هذه الدرجة من المرونة تحسن بشكل كبير كل من اعتماد المستخدم واستخدام النظام.

التجول

غالبًا ما يكون للشركات الكبيرة مكاتب هائلة ، والتي قد تمتد عبر العديد من القصص عن هيكل واحد. قد يكون من الصعب تحديد موقع غرفة الاجتماعات الدقيقة التي تحتاجها بسبب الطبيعة المشتتة لمساحات اجتماعات المنشأة. هذه الميزة مهمة بشكل خاص عندما يتعلق الأمر بالموظفين الجدد أو الضيوف في عملك. هل هذا هو الجواب؟ باستخدام خريطة مرئية للأعمال ، اختر نظامًا لإدارة غرف الاجتماعات يحدد الموقع الدقيق لموقع الاجتماع.

يمكن للضيوف عرض غرفتهم المحجوزة على شاشة كبيرة في البهو أو استخدام تطبيق الهاتف المحمول الخاص بهم للوصول إلى الخريطة. التأكد من أن الاجتماعات تبدأ في الوقت المحدد ، في المكان المناسب ، ومع الأشخاص المناسبين أصبح سهلاً مع أداة قوية للبحث عن الطرق.

الحوار الميكانيكي

أسوأ شيء هو عندما لا يظهر زميل في العمل قمت بدعوته إلى اجتماع. في كثير من الأحيان ، يحدث هذا بسبب عدم كفاية التواصل حول الاجتماع وموقعه. والخبر السار هو أنه عندما يتم إضافة شخص ما كحضور ، سيقوم مدير غرفة الاجتماع بتنبيهه تلقائيًا. توجد عدة طرق لهذا ، بما في ذلك البريد الإلكتروني والإشعارات داخل التطبيق (إذا كانوا يستخدمون تطبيق حجز الغرفة على أجهزتهم المحمولة). الناس أقل ميلاً لتخطي الاجتماعات المهمة إذا كانوا يعرفون أنهم مطالبون بالتواجد هناك.