هل سيكون نظام إدارة غرف الاجتماعات مفيدًا للموظفين؟
- اسم الناشر | فريق التحرير
هذا “لا يوجد رجل هو جزيرة” ينطبق حقا. في نفس السياق ، عندما يتعلق الأمر بحل المشكلات في مكان العمل ، فإن العمل الجماعي هو المفتاح لتحقيق أفضل نتيجة ممكنة.
أدركت العديد من الشركات أنها تستطيع إنجاز العديد من مهامها المكتبية – مثل العصف الذهني والتعاون والاجتماعات – تمامًا عند القيام بها عن بعد.
على الرغم من أن بعض الناس يعتقدون أن الاجتماعات هي الأسوأ ، إلا أنها لا تزال الطريقة الأكثر شيوعًا للناس للعمل معًا. ما يكشفه هذا الاستطلاع ، على الرغم من ذلك ، هو أن 86٪ من الناس يعتقدون أن الاجتماعات حاسمة لإنجاز الأمور.
يوفر حجز المكان تحديات إدارية كلما تم تحديد موعد للاجتماع. وصول أنظمة حجز إدارة الغرف هو الإغاثة. يمكنهم جعل هذه العملية المملة والمعرضة للخطأ أسهل بكثير ، وهو أمر مفيد بشكل خاص في المكاتب المزدحمة مع عدد قليل من مساحات الاجتماعات.
الطرق التي يعمل بها نظام حجز الغرف على تبسيط العمليات وجعل الحياة أسهل لموظفيك
الموظفين لديهم بالفعل الكثير مما يجري دون إضافة عبء حجز مساحة الاجتماع. هذا هو السبب في أنه من المفيد للغاية لأي منظمة أن يكون لديها نظام لإدارة غرف الاجتماعات.
يمكنك مساعدة موظفيك بطرق عديدة، منها ما يلي:
- تقليل ذهابا وإيابا
لن يتمكن الأشخاص من الوصول إلى موظف استقبال يمكنه حجز غرف الاجتماعات كما فعلوا عندما عملوا بدوام كامل في المكتب. والخبر السار هو أن فريقك يمكنه تولي مسؤولية عملية حجز المكان بمساعدة نظام حجز غرفة الاجتماعات. يمكنك بسهولة حجز غرفة اجتماعات مع تطبيق ميتستيد أو أداة أخرى مماثلة ، كل ذلك من راحة هاتفك الذكي. يمكنك حجز الموقع الدقيق الذي تحتاجه في الوقت المحدد الذي تحتاجه مع صفر متاعب بفضل القائمة التفصيلية لجميع معدات الاجتماعات لكل غرفة.
- احجز في أي وقت وفي أي مكان
هل أفترض أنه غداً، بينما أنت خارج المهمات، دعا رئيسك بشكل غير متوقع إلى اجتماع طارئ؟ حتى أثناء الانتظار في الطابور في السجل ، يمكن لنظام حجز الغرفة أن يسهل عليك حجز مساحة للاجتماعات. الموظفين الذين يطلب منهم زيارة المكتب على أساس منتظم ولكن العمل عن بعد سوف تجد هذه الميزة مفيدة للغاية.
- السجلات المستندة إلى السحابة
أسوأ كابوس لمخططي الاجتماعات هو عندما تكون الغرف ممتلئة. لجعل الأمور أسوأ ، لن تتمكن من الوصول إلى دفتر الأستاذ في غرفة الاجتماعات أثناء وجودك خارج المكتب ، مما يجعل من الصعب الهروب من هذه المعضلة. بفضل أنظمة إدارة غرف الاجتماعات المستندة إلى السحابة ، تكون جميع الحجوزات مرئية مسبقًا ، مما يلغي التخمين. في اللحظة التي تحجز فيها موقعًا ، سيكون متاحًا لك حصريًا طوال تلك الفترة.
من الواضح أن نظام حجز الغرف يمكن أن يعزز إنتاجية فريقك ، بغض النظر عن موقعه الفعلي. انظر إجاباتنا أدناه إذا كنت مهتما في معرفة المزيد!
- تمكين الموظف
من قال إن العمال بحاجة إلى التحقق المزدوج من مكتب الاستقبال أو المدير في كل مرة يريدون فيها استخدام غرفة معينة؟ على افتراض أن الغرفة متاحة ، يمكن لأي شخص استخدام غالبية أنظمة حجز غرف الاجتماعات ، وهي حلول الخدمة الذاتية. لن تكون الحجوزات المزدوجة مشكلة بعد الآن بفضل قاعدة بيانات مركزية تسجل جميع الحجوزات.
- طرق متعددة للحجز
تختلف الأساليب من شخص لآخر ، وهذا جيد تمامًا! على سبيل المثال ، قد يتم تفضيل تطبيق مدير الغرفة على الهاتف الذكي من قبل الموظفين الأصغر سناً والأكثر خبرة في التكنولوجيا عند حجز الأماكن. من ناحية أخرى، قد يفضل العمال على المدى الطويل استخدام صندوق الوارد الخاص بهم في Outlook لإجراء حجز فندق. يمكن لأداة فعالة لإدارة مساحات الاجتماعات أن تلبي بسهولة مجموعة متنوعة من أساليب العمل.
- تحسين الإنتاجية
سيكون لدى الموظفين المزيد من الوقت لتكريسه للاجتماعات التحضيرية بدلاً من القلق بشأن العثور على غرفة عند القيام بذلك لا يتطلب سوى بضع نقرات أو صنابير. بالإضافة إلى ذلك ، من السهل إضافة المزيد من الأشخاص إلى مساحة اجتماعات محجوزة. يتم إرسال إشعار أو بريد إلكتروني بعد ذلك إلى هؤلاء المشاركين تلقائيًا. وبسبب هذا الترتيب، سيكون لدى الموظفين المزيد من الوقت للتركيز على ما هو مهم حقا.
- الاستخدام الأمثل للمساحة
يساعد نظام جدولة غرف الاجتماعات ليس فقط موظفيك العاديين ولكن أيضًا على موظفيك الإداريين وموظفي الدعم. ومن شأن هذه الأداة أن تسمح لهم بتحسين استخدام مساحات اجتماعات الشركة بناءً على البيانات. على سبيل المثال ، يمكن تعيين مناطق إضافية كمساحات للاجتماعات في حالة تجاوز الطلب العرض. إذا اتضح العكس ، فيمكنهم تحويل قاعة مؤتمرات غير مستخدمة إلى مساحة مكتبية.
الاجتماعات جزء لا مفر منه من العمل في مكتب. تذكر أن مجموعات متنوعة من الأشخاص ذوي وجهات النظر المختلفة غالباً ما ينتجون الأفكار الأكثر تقدماً. لهذا السبب ، إذا كنت تستخدم مراهن غرفة اجتماعات مثل ميتستيد، فإن التعاون في مكان العمل سيكون نسيمًا.
استمر في القراءة لمعرفة المزيد عن النظام الذي نستخدمه لإدارة غرف الاجتماعات لدينا!
